Vi har taget en snak med Venstres Ungdom om deres valg af en sammenhængende medlemsløsning fra Groupcare, og hvad det har betydet for dem som forening.

d. 22. november 2016

Mange kender nok Venstres Ungdom som Christiansborg-partiet Den sammenhængende medlemsløsningVenstres mindre søskende. Og ja, nok er der bånd imellem de to partier, men Venstres Ungdom opererer som en selvstændig forening med egne vedtægter og eget politiske grundlag. Oveni er det en af Danmarks største ungdomsorganisationer med en masse frivillige og aktive, der hver dag arbejder for at præge holdninger og politik i en mere liberal retning.

Da Chris Preuss tiltrådte som landsformand for Venstres Ungdom i 2015, overtog han en veldrevet og stærk forening. Dog indså man, at der var potentiale for at strømline og effektivisere organisationen, så den bedre matchede medlemmernes behov og digitale kompetencer. For ligesom mange andre politiske ungdomsorganisationer, så blev administrationen af de mange medlemmer på daværende tidspunkt foretaget fortrinsvist manuelt gennem egenudviklede løsninger og regneark. Det vil sige ingen selvbetjening for medlemmer og ingen automatiserede arbejdsgange for sekretariatet.

Man besluttede derfor at undersøge mulighederne for at samle det digitale setup under ét tag. Og efter kort tids søgen stod det klart, at Groupcare kunne levere den ønskede løsning.

Spurgt ind til hvad den sammenhængende løsning betyder for Venstres Ungdom, svarer formanden Chris Preuss:

”Det har betydet, at vi har fået automatiseret hele vores medlemsproces, så vi ikke længere skal dobbeltindtaste. Før skulle medlemmet selv indtaste alle sine oplysninger gennem webshoppen, hvorefter vi i sekretariatet skulle indtaste det hele i vores gamle medlemssystem. Og en af ulemperne ved dobbeltarbejdet var, at det medførte chancen for fejl i medlemsdata.”

Hvad har selvbetjeningen og automatiseringen helt konkret gjort for jer?

”Tag nu arrangementer. Her har vi fået samlet det hele ét sted, så det simpelthen er lettere at administrere. Ved tilmeldingen går det markant hurtigere, da medlemmet nu bare kan tilmelde sig via sin profil på Membersitet. Så meget af tastearbejdet er sparet væk, hvilket gør, at vi kan bruge mere tid på det værdiskabende arbejde.” – Fortæller Chris og fortsætter:

”En af fordelene er også, at det hele er integreret med hinanden. Medlemssystemet er integreret med Membersite, så alle vores kurser og arrangementer er integreret den vej igennem. Mailchimp, vores system til udsendelse af nyhedsbreve, er integreret med medlemssystemet, så alle lister automatisk bliver opdateret. Vores Community-løsning med alle vores forskellige grupper og udvalg er integreret til medlemssystemet. Og som noget af det nye med integrationen til økonomisystemet Navision, så er hele betalingsdelen nu også fuldautomatiseret, så vi ikke skal gøre det mindste. Alt bliver trukket, og det foregår automatisk.”

Hvordan kan I mærke, at det har lettet det daglige arbejde i sekretariatet?

”For sekretariatet har det betydet frigørelse af økonomiske ressourcer såvel som mandsskabskræfter. Før brugte vores servicemedarbejder meget tid på bare at indtaste medlemmer. Men nu er der mulighed for at tænke og udføre nye initiativer, som fx at håndtere Mobile Pay medlemskaber.” – fortæller Chris.

Er du interesseret i hvad en sammenhængende løsning kan betyde for dig og din forening? – Så deltag i gratis-arrangementet ”Den sammenhængende medlemsadministration 2016” som afholdes d. 6. december 2016 hos DI.

Læs mere og tilmeld dig via dette link.