Teknologisk Institut

Håndterer store dokumentations- og informationsmængder med et lille budget

 

Udfordring

Teknologisk Institut deltager i en lang række udviklingsprojekter i tæt samarbejde med førende forsknings- og uddannelsesinstitutioner i ind- og udland. Når kommunikationen i projekterne foregår via deltagernes private e-mails, bliver det ofte et administrativt kaos at holde styr på projekternes kommunikation og aftaler. Desuden skal Teknologisk Institut kunne dokumentere fremgangsmåder og resultater, hvorfor det er vigtigt at strukturere projektets information og viden. For at samle projekternes styring, kommunikation og filer ét samlet sted, valgte Teknologisk Institut at investere i en webbaseret Community Enterprise-løsning.

 

Løsning

I øjeblikket bruges Community Enterprise-løsningen som platform for mere end 15 projekter, hvor hvert projekt har sit eget lukket projektrum på platformen. Projekterne tager udgangspunkt i samarbejdskontrakter mellem virksomheder, forskningsinstitutioner og Teknologisk Institut. Ofte er projekterne finansieret af EU-midler og afhængig af et stramt budget, da så mange midler som muligt er øremærket til forskning. Det er derfor i højere grad et fagligt end et økonomisk udbytte virksomhederne opnår ved at deltage, og dette betyder, at der ikke er råd til at bruge større ressourcer på administrationen af projekterne.

 

Peter Hjortshøj, der er Business Manager på løsningen, udtaler: ”Løsningen fra Groupcare har gjort det muligt at give hvert projekt sin egen platform på internettet, hvor vi kan samle al kommunikation, sende invitationer ud og dele filer elektronisk. Det gør det meget nemt at administrere projekterne og betyder, at vi sparer en administrativ medarbejder i hvert projekt.”

 

Internationalt samarbejde

I mange af forskningsprojekterne samarbejdes der internationalt – f.eks. har Teknologisk Institut et samarbejde med Polen om at opstarte laboratorier til at teste Polske varer, for at tjekke om de opfylder EU’s standarder. Her hjælper Teknologisk Institut med erfaring og ekspertise indenfor laboratorietest og infrastruktur. Et andet samarbejde foregår inden for forskningsfeltet ”Nanoteknologi”, hvor DTU, dansk erhvervsliv og udenlandske eksperter forsker i optiske strukturer.

 

Fordele

Om de fordele Teknologisk Institut opnår ved at bruge løsningen fra Groupcare siger Peter Hjortshøj:

 

Det giver os et stort overblik over projekterne, og vi kan nemt genbruge data. Derudover er vi pga. Communityens versioneringskomponent altid sikker på, at vi arbejder på den seneste version. Ja og så er det selvfølgelig en fordel, at dokumenterne altid er tilgængelige uanset hvilken tidszone man arbejder i.